1. Khun หรือ K

ชาวต่างชาติไม่ได้คุ้นเคยกับขนบธรรมเนียมไทย เรียกแค่ชื่อเค้าก็พอ อาจใช้ Dear Michael หรือ Hi Michael คุณไมเคิลก็จะไม่ได้รู้สึกกระดากใจแต่อย่างไร

2. หลังทักทาย ไถ่ถามสารทุกข์สุกดิบเค้าสักนิด

ตามธรรมเนียมชาวต่างชาติ เมื่อเจอกันนอกจากจะสวัสดี ฮิฮะแล้ว ส่วนใหญ่มักจะถามกันตามมารยาทว่า how are you? หรืออะไรในทำนองเดียวกัน ฉะนั้น เมื่อเขียนอีเมล์ภาษาอังกฤษ หลังจากสวัสดีแล้ว ก็ถามไถ่เค้าสักหน่อยตามมารยาทว่าสบายดีมั้ย
How are you?
How have you been?
Hope you’re well.

3. แนะนำตัว

ติดต่อกันครั้งแรก แนะนำตัวเองสักนิด หลังทักทายและถามไถ่ทุกข์สุกเรียบร้อยแล้ว
I’m x, Account Executive at Thailand AE
ชื่อ ตำแหน่ง และบริษัท

4. แจ้งจุดประสงค์ของการติดต่อ

หลังจากแนะนำตัวแล้ว ก็บอกไปได้เลยว่าที่เขียนอีเมล์มานั้นเพื่ออะไร

• I’m writing to follow up on… ฉันเขียนอีเมล์มาเพื่อถามถึงเรื่อง…
• May I please follow up on… ขออนุญาตตามเรื่อง…
• I would like to ask about… ฉันเขียนมาถามเรื่อง…
• Referring to your email… ตามที่คุณเขียนอีเมล์มา…
• I’m wondering if… ฉันสงสัยว่า…
• May I ask about… ขอถามหน่อยว่า…
• To answer your question… เพื่อตอบคำถามคุณเรื่อง… (ในกรณีที่อีกฝ่ายเขียนมาหาเราก่อน)

5. การลงท้าย ka kha krub krab ..

เหตุเกิดจากความสุภาพของคนไทยที่ชาวต่างชาติที่ไม่คุ้นเคยกับวัฒนธรรมไทยอาจจะไม่เก็ทอีกเช่นกัน
ถ้ามีใครเขียนลงท้ายทุกประโยคด้วยคำหนึ่งพยางค์ที่ไม่มีความหมายในภาษาอังกฤษ เราก็คงงงเหมือนกัน แม้แต่ชาวต่างชาติที่อยู่เมืองไทย เค้าก็ไม่ได้ expect ว่าเราต้องพูด คะ ครับ ท้ายประโยคหรอก
สำหรับ business English ตัดมันออกไปได้เลย

6. ไฟล์แนบ

• Please see/ have a look at/ review the attached documents.
• As requested, the contract is attached.
• I’m sharing with you our…
• Please find attached… 
• Please find the attached… 

7. ขอนัดประชุม (online / offline)

• Let’s meet to discuss… 
  เรานัดเจอกันดีกว่าเพื่อพูดคุยเรื่อง…
• Let’s schedule a meeting/ conference call to discuss…
  เรามาคุยกันในที่ประชุมหรือคอนคอลล์กันดีกว่า
• Let’s catch up in a meeting/ conference call…
  เรามาคุยกันในที่ประชุมหรือคอนคอลล์กันดีกว่า
• Could you please let me know your availability?
  บอกทีว่าว่างเมื่อไหร่ (ค่อนข้างทางการ)
• Please let me know when you’re free.
  บอกทีว่าว่างเมื่อไหร่
• Please let me know if you have a few minutes for a quick chat
  informal หรือไม่เป็นทางการค่อนข้างสูงกว่าประโยคอื่นๆ แต่ก็ใช้ได้

8. ให้ช่วยอะไรอีกก็บอกมา

การโต้ตอบอีเมล์ ากอีกฝ่ายถามคำถามมาแล้วเราได้ตอบหรืออธิบายไปแล้ว ก็สามารถลงท้ายต่อได้ว่าถ้าหากยังสงสัยอยู่หรือมีอะไรให้ช่วย ก็บอกมาได้

• Let me know if you have further questions.
  บอกมาถ้ามีคำถามเพิ่มเติม
• I’m happy to answer your questions, if you have any.
  ฉันยินดีที่จะตอบคำถามของคุณ
• Hope this helps.
  ฉันหวังว่านี่คงช่วยคุณ
• Please do not hesitate to contact me if you have further questions.
  อย่ารีรอที่จะติดต่อมาถ้าหากว่าคุณมีคำถามเพิ่มเติม
• Let me know if you need anything else.
  กรุณาแจ้งฉันได้เลยถ้าคุณต้องการอะไรเพิ่มเติมอีก

9. ขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือ

ขอบคุณล่วงหน้าเมื่อเราเขียนไปขอความช่วยเหลือ
ขอบคุณเมื่ออีกฝ่ายตอบคำถามเราแล้ว

• Thanks for your help/ support.
  ขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือ
• Thanks for your help/ support as always.
  ขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือของคุณเสมอ
• I really appreciate your help/ support on this.
  ฉันรู้สึกขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือของคุณจริงๆ

10. ก่อนจะจากกันไป ลงท้ายสวยๆ

• Thanks / Thank you
• Regards / Best regards / Best / Kind regards
• Look forward to hearing from you soon
  Hope to hear from you soon
  พูดทิ้งท้ายว่าฉันรอเธอตอบกลับมานะ
• Talk to you later
  Talk to you soon
  informal หรือ ไม่เป็นทางการ ใช้กับคนที่เราติดต่อเป็นประจำและค่อนข้างคุ้นเคยกัน

Job tracking การตามความคืบหน้าของงาน

How is the report going?
รายงานคืบหน้าถึงไหนแล้ว
What’s the status of this report?
สถานะของรายงานนี้เป็นอย่างไร
When are you going to finish the report?
คุณจะทำรายงานเสร็จเมื่อไร
Could you give me a status on your progress?
คุณช่วยแจ้งสถานะความคืบหน้าของคุณให้ผมได้ไหมครับ
It looks like we are ahead of schedule.
มันดูเหมือนว่าเราจะเสร็จก่อนกำหนดเวลาครับ
I’d like to keep track of your progress by weekly.
ผมต้องการติดตามความคืบหน้าของคุณเป็นรายสัปดาห์

ผลงานที่เสร็จแล้ว เราอาจมีการตรวจทานงาน ร่วมแสดงความคิดเห็นในการปรับปรุง พัฒนา แก้ไขในงานร่วมกัน เช่น

We will go through the results together.
เราจะตรวจทานผลลัพธ์ร่วมกัน
I’d like you to go over these reports once again.
ฉันต้องการให้คุณตรวจทานรายงานเหล่านี้อีกครั้งหนึ่ง
I would like to run through the presentation for tomorrow’s meeting.
ผมต้องการตรวจทานการนำเสนอผลงานสำหรับการประชุมของวันพรุ่งนี้
Could you do a quick review?
คุณช่วยตรวจทานแบบรวบรัดให้หน่อยได้ไหมครับ
Where do you think I need to improve?
คุณคิดว่าส่วนใดบ้างที่ผมจำเป็นต้องปรับปรุง
Are there any areas that I could have done better?
มีส่วนใดบ้างที่ผมสามารถทำให้ดีกว่านี้ได้ครับ
This is my first project. I was wondering if I can get some feedback.
นี่เป็นโปรเจกต์แรกของผม ผมกำลังคิดว่าผมจะขอทราบผลตอบรับหน่อยได้ไหมครับ


ตัวอย่างบทสนทนาภาษาอังกฤษ (Conversation)
เกี่ยวกับตรวจทานและการติดตามงานเป็นภาษาอังกฤษ
A : Excuse me Mr.B. This is my first assignment.
ขออนุญาตคุณบี นี่เป็นงานชิ้นแรกของฉัน
A : May you help review these reports again?
คุณจะกรุณาช่วยสอบทานรายงานอีกครั้งได้ไหม
B : We will go through the results together.
เราจะตรวจทานผลลัพธ์ร่วมกัน
B : The reports are good. And how’s your project going?
รายงานนี้ดีทีเดียว แล้วโปรเจกต์ของคุณเป็นไงบ้าง
A : It’s going smooth. I’m confident we can complete it within the schedule.
ราบรื่นดี ฉันมั่นใจว่าเราสามารถเสร็จได้ภายในกำหนดเวลา
B : However, I’d like you to add up some more details about our production lead time.
อย่างไรก็ตาม ผมอยากให้คุณช่วยเพิ่มรายละเอียดเกี่ยวกับระยะเวลาการผลิตของเราลงไปด้วยนะ
A : Yes, I can. ได้

ขอให้ตอบกลับโดยเร็ว
I would greatly appreciate your prompt reply.
หรือ I would very much appreciate your response to my question.
หรือ We look forward to receiving your prompt reply.
หรือ We look forward to your early reply
หรือ I’m looking forward to hearing from you.
หรือ I’m looking forward to your reply.

May I ask about the submitted quoted price? Is there any question about the submission? May I also ask about the status of the submission?
ขออนุญาตสอบถามเกี่ยวกับใบเสนอราคาก่อนหน้านี้ มีข้อสงสัยใดหรือไม่เกี่ยวกับข้อมูลและมีแนวโน้มสรุปเมื่อไร

ต้องการข้อมูลหรือรายละเอียดใดๆเพิ่มเติม สามารถสอบถามได้โดยตลอด
Any request for added information is welcome.

ราคาที่เสนอก่อนหน้านี้ เป็นราคาที่ดีที่สุดแล้ว หวังว่าจะได้รับพิจารณาอย่างยิ่ง
The submitted quoted price is the best we can offer. Hope to be considered positively.

We will go through the results together.
เราจะตรวจทานผลลัพธ์ร่วมกัน

I’d like you to go over these reports once again.
ฉันต้องการให้คุณตรวจทานรายงานเหล่านี้อีกครั้งหนึ่ง

Where do you think I need to improve?
คุณคิดว่าส่วนใดบ้างที่ผมจำเป็นต้องปรับปรุง

Are there any areas that I could have done better?
มีส่วนใดบ้างที่ผมสามารถทำให้ดีกว่านี้ได้ครับ

This is my first project. I was wondering if I can get some feedback.
นี่เป็นโปรเจกต์แรกของผม ผมกำลังคิดว่าผมจะขอทราบผลตอบรับหน่อยได้ไหมครับ

I look forward to hearing from you (หวังว่าจะได้รับคำตอบจากคุณ)

1. ใช้ call-to-action

กระตุ้นให้ผู้รับตอบสิ่งที่เราเสนอ การสื่อสารทางอีเมลที่ดีต้องช่วยลดการคาดเดาของผู้รับ และการใช้ “I Look Forward to Hearing From You” ผู้รับคงเดาไม่ออกว่าคุณต้องการได้ยินหรือทราบอะไร
เปลี่ยนมาใช้ประโยคที่มีความชัดเจนแทน เช่น

I plan to hand off this graphic to our design team by Friday. Would you please send me your feedback by Wednesday?
(ฉันวางแผนที่จะส่งต่อ ภาพกราฟฟิกนี้ให้ทีมออกแบบของเราภายในวันศุกร์ คุณกรุณาส่งข้อเสนอแนะของคุณถึงวันพุธนี้หรือไม่?)

Would you like me to send you our research when it’s finalized?
(คุณต้องการให้ฉันส่งงานวิจัยของเราให้เมื่อเสร็จแล้วหรือไม่?)

2. I’m eager to receive your feedback.

หากคุณไม่มีเวลาที่ตายตัว การลงท้ายอีเมลด้วยความกระตือรือร้นต้องการคำตอบก็สามารถใช้ได้อย่างเหมาะสม และการลงท้ายเช่นนี้ดูนุ่มนวลกว่าการร้องขอโดยจำกัดเวลาสำหรับผู้รับ

“I value your feedback, so let me know what you think!”
(ฉันให้ความสำคัญกับความคิดเห็นของคุณ ดังนั้นกรุณาแจ้งให้เราทราบว่าคุณคิดเห็นอย่างไร!)

3. I appreciate your quick response.

4. Always happy to hear from you.

“Hey, my inbox is always open!” (กล่องข้อความฉันเปิดทำการอยู่ตลอดเวลา) ไม่เป็นทางการและเหมาะสำหรับผู้รับอีเมลที่ค่อนข้างสนิทกัน

5. Keep me informed…

ต้องการติดตามความคืบหน้าโครงการ ก็ใช้
“Keep me informed of any updates.”

6. I await your immediate response.

กรณีที่ผู้รับอีเมลตอบกลับล่าช้า การใช้คำลงท้ายเช่นนี้ให้โทนโกรธ

7. Write soon!

ไม่เป็นทางการ สำหรับการสื่อสารที่เป็นมิตร ไม่เหมาะธุรกิจ