• January 30, 2024

    ใบวางบิล (Billing Note) และ ใบแจ้งหนี้ (Invoice) คือ ใบแจ้งลูกค้าให้ทราบจำนวนเงินที่ต้องชำระสินค้าหรือบริการ
    หากไม่มีใบแจ้งหนี้หรือใบวางบิล อาจทำให้ลูกค้าทำเรื่องเบิกค่าใช้จ่ายได้ยาก บางบริษัทมีระเบียบการจ่ายเงินที่เข้มงวด โดยปัจจุบันบาบริษัทมีระบบการจ่ายเงินผ่านการสะแกนใบหน้าของผู้มีอำนาจการจ่าย

    ทั้งผู้ขายและลูกค้าสามารถใช้ใบแจ้งหนี้เพื่อให้มั่นใจว่ามีข้อมูลการซื้อขายที่ชัดเจนและเป็นหลักฐานในการตรวจสอบการชำระเงินในภายหลัง

    ความต่าง ใบวางบิล vs ใบแจ้งหนี้

    ใบวางบิลใบแจ้งหนี้
    จำนวนเงินตามตกลง (เท่าไร)รายละเอียดสินค้า/บริการ (ค่าอะไรบ้าง)
    ยอดชำระตามวันที่กำหนดวางบิล (เมื่อใด)รายละเอียดเงินที่ต้องชำระ (จำนวนเงินเท่าไร)
    ชำระเมื่อได
    ใช้เมื่อใดใช้เมื่อใด
    ออกให้ตามกำหนดรอบบิลออกให้หลังจากซื้อสินค้า/บริการเสร็จ

    บางบริษัทอาจจะใช้เพียงใบใดใบหนึ่ง โดยหัวเอกสารจะระบุว่า “ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้
    หรือในบางบริษัทอาจใช้ทั้ง 2 ใบก็ได้ ขึ้นอยู่กับรูปแบบการใช้งานของแต่ละบริษัท

    ข้อมูลที่ต้องมีใน ใบวางบิลและใบแจ้งหนี้
    มีรูปแบบที่แตกต่างกันออกไป แต่ควรมี 2 ส่วน
    – ข้อมูลของผู้ประกอบการ (ผู้ออก ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้)
    – ข้อมูลของลูกค้า (ผู้รับ ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้)

    ข้อมูลของผู้ประกอบการ (ผู้ออก ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้)
    ชื่อบริษัท ที่อยู่ของบริษัท
    หมายเลขโทรศัพท์ของบริษัทและ ..
    เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร
    วันที่ออกเอกสาร
    เลขที่ใบแจ้งหนี้
    ลงลายมือชื่อของผู้ออกเอกสาร

    ข้อมูลของลูกค้า (ผู้รับ ใใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้) 
    ชื่อบริษัท ที่อยู่ของบริษัท     
    เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร    
    ลายมือชื่อของผู้รับเอกสาร   
    ลายละเอียดสินค้าหรือบริการ     
    จำนวนเงินรวมที่ต้องชำระ     
    วันครบกำหนดชำระ
    1. ตรวจสอบหรือสอบถามกับบัญชีของบริษัทคู่ค้า/ลูกค้า เรื่องกำหนดการในการออกใบแจ้งหนี้หรือรอบการวางบิล และวันรับเช็คของทางบริษัท (ระบบใหม่ปัจจุบันเป็นการโอนผ่านระบบออนไลน์)
    2. เตรียมออกใบแจ้งหนี้ หรือ ใบวางบิล จำนวน 1 ชุด ซึ่งจะประกอบไปด้วย ต้นฉบับ และสำเนาของใบแจ้งหนี้/ใบวางบิล กรณีที่มีเอกสารใบเสนอราคาหรือใบสั่งซื้อควรแนบไปพร้อมกับใบแจ้งหนี้/ใบวางบิล
      (ปัจจุบันสามารถส่งเป็นไฟล์ได้ เพื่อความสะดวกรวดเร็ว)
    3. นำส่งใบแจ้งหนี้หรือใบวางบิลให้กับลูกค้า ลูกค้าลงลายมือชื่อเพื่อยืนยันการรับเอกสารใบแจ้งหนี้หรือใบวางบิล โดยเอกสารใบแจ้งหนี้/ใบวางบิลต้นฉบับลูกค้าจะต้องทำการเก็บไว้ ฉบับสำเนาผู้ออกใบแจ้งหนี้/ใบวางบิลเป็นผู้เก็บหลักฐานไว้
    4. เมื่อได้รับเช็ค หรือรับการชำระตามที่กำหนด ให้ผู้ประกอบการเตรียมเอกสารใบกำกับภาษีหรือใบเสร็จรับเงิน เพื่อส่งมอบลูกค้า

    สรุปจากด้านบน
    ผู้ขาย ส่ง ใบเสนอ > ลูกค้า ตอบรอบ
    ผู้ขาย ส่งใบวางบิล > ลูกค้า จ่ายเงิน และ ส่งใบหักภาษี 1%
    ผู้ขาย ออก เอกสารส่งให้ลูกค้า (กรมธรรม์ และ ใบแจ้งหนี้)

    สินค้าและบริการบางอย่างต้องใช้เวลาในการทำงาน ผ่านหลายกระบวนการ การอาจออกใบแจ้งหนี้ทำได้ไม่เร็วนัก จึงใช้ใบวางบิลซึ่งสามารถทำได้เลย

    ใบวางบิล (Billing Note) แทบไม่ต่างจากใบแจ้งหนี้
    แต่ที่ต่างกันชัดเจนที่สุดคือ “ช่วงเวลาในการออกเอกสาร”

    ใบแจ้งหนี้ ออกเพื่อแจ้งค่าสินค้า/บริการ ต้องจ่ายเท่าไหร่ ภายในระยะเวลากำหนดกี่วัน
    เป็นเหมือนสรุปรายการซื้อขายทั้งหมด ออกให้หลังจากขายสินค้า หรือให้บริการแล้วเรียบร้อย

    ใบวางบิล ออกเมื่อถึงกำหนดระยะเวลาที่ต้องชำระเงิน เป็นการแจ้งยอดที่ลูกค้าต้องชำระในงวดนั้น ๆ

    บางธุรกิจอาจใช้แค่เอกสารเดียว คือ รวมใบแจ้งหนี้ และใบวางบิล เป็นใบเดียวกันเลย
    บางธุรกิจ ต้องมีทั้ง 2 อย่าง บริษัทผู้ขายสินค้า หรือให้บริการ ควรตรวจสอบว่า บริษัทที่เราร่วมงานด้วย ใช้เอกสารแบบไหน



เวอไนน์ไอคอร์ส

ประหยัดเวลากว่า 100 เท่า!






เวอไนน์เว็บไซต์⚡️
สร้างเว็บไซต์ ดูแลเว็บไซต์

Categories