ใบวางบิล (Billing Note) และ ใบแจ้งหนี้ (Invoice) คือ ใบแจ้งลูกค้าให้ทราบจำนวนเงินที่ต้องชำระสินค้าหรือบริการ
หากไม่มีใบแจ้งหนี้หรือใบวางบิล อาจทำให้ลูกค้าทำเรื่องเบิกค่าใช้จ่ายได้ยาก บางบริษัทมีระเบียบการจ่ายเงินที่เข้มงวด โดยปัจจุบันบาบริษัทมีระบบการจ่ายเงินผ่านการสะแกนใบหน้าของผู้มีอำนาจการจ่าย
ทั้งผู้ขายและลูกค้าสามารถใช้ใบแจ้งหนี้เพื่อให้มั่นใจว่ามีข้อมูลการซื้อขายที่ชัดเจนและเป็นหลักฐานในการตรวจสอบการชำระเงินในภายหลัง
ความต่าง ใบวางบิล vs ใบแจ้งหนี้
| ใบวางบิล | ใบแจ้งหนี้ |
| จำนวนเงินตามตกลง (เท่าไร) | รายละเอียดสินค้า/บริการ (ค่าอะไรบ้าง) |
| ยอดชำระตามวันที่กำหนดวางบิล (เมื่อใด) | รายละเอียดเงินที่ต้องชำระ (จำนวนเงินเท่าไร) |
| ชำระเมื่อได | |
| ใช้เมื่อใด | ใช้เมื่อใด |
| ออกให้ตามกำหนดรอบบิล | ออกให้หลังจากซื้อสินค้า/บริการเสร็จ |
บางบริษัทอาจจะใช้เพียงใบใดใบหนึ่ง โดยหัวเอกสารจะระบุว่า “ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้”
หรือในบางบริษัทอาจใช้ทั้ง 2 ใบก็ได้ ขึ้นอยู่กับรูปแบบการใช้งานของแต่ละบริษัท
ข้อมูลที่ต้องมีใน ใบวางบิลและใบแจ้งหนี้
ข้อมูลของผู้ประกอบการ (ผู้ออก ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้)
มีรูปแบบที่แตกต่างกันออกไป แต่ควรมี 2 ส่วน
– ข้อมูลของผู้ประกอบการ (ผู้ออก ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้)
– ข้อมูลของลูกค้า (ผู้รับ ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้)
ชื่อบริษัท ที่อยู่ของบริษัท
หมายเลขโทรศัพท์ของบริษัทและ ..
เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร
วันที่ออกเอกสาร
เลขที่ใบแจ้งหนี้
ลงลายมือชื่อของผู้ออกเอกสาร
ข้อมูลของลูกค้า (ผู้รับ ใใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้)
ชื่อบริษัท ที่อยู่ของบริษัท
เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร
ลายมือชื่อของผู้รับเอกสาร
ลายละเอียดสินค้าหรือบริการ
จำนวนเงินรวมที่ต้องชำระ
วันครบกำหนดชำระ
- ตรวจสอบหรือสอบถามกับบัญชีของบริษัทคู่ค้า/ลูกค้า เรื่องกำหนดการในการออกใบแจ้งหนี้หรือรอบการวางบิล และวันรับเช็คของทางบริษัท (ระบบใหม่ปัจจุบันเป็นการโอนผ่านระบบออนไลน์)
- เตรียมออกใบแจ้งหนี้ หรือ ใบวางบิล จำนวน 1 ชุด ซึ่งจะประกอบไปด้วย ต้นฉบับ และสำเนาของใบแจ้งหนี้/ใบวางบิล กรณีที่มีเอกสารใบเสนอราคาหรือใบสั่งซื้อควรแนบไปพร้อมกับใบแจ้งหนี้/ใบวางบิล
(ปัจจุบันสามารถส่งเป็นไฟล์ได้ เพื่อความสะดวกรวดเร็ว) - นำส่งใบแจ้งหนี้หรือใบวางบิลให้กับลูกค้า ลูกค้าลงลายมือชื่อเพื่อยืนยันการรับเอกสารใบแจ้งหนี้หรือใบวางบิล โดยเอกสารใบแจ้งหนี้/ใบวางบิลต้นฉบับลูกค้าจะต้องทำการเก็บไว้ ฉบับสำเนาผู้ออกใบแจ้งหนี้/ใบวางบิลเป็นผู้เก็บหลักฐานไว้
- เมื่อได้รับเช็ค หรือรับการชำระตามที่กำหนด ให้ผู้ประกอบการเตรียมเอกสารใบกำกับภาษีหรือใบเสร็จรับเงิน เพื่อส่งมอบลูกค้า
สรุปจากด้านบน
ผู้ขาย ส่ง ใบเสนอ > ลูกค้า ตอบรอบ
ผู้ขาย ส่งใบวางบิล > ลูกค้า จ่ายเงิน และ ส่งใบหักภาษี 1%
ผู้ขาย ออก เอกสารส่งให้ลูกค้า (กรมธรรม์ และ ใบแจ้งหนี้)
สินค้าและบริการบางอย่างต้องใช้เวลาในการทำงาน ผ่านหลายกระบวนการ การอาจออกใบแจ้งหนี้ทำได้ไม่เร็วนัก จึงใช้ใบวางบิลซึ่งสามารถทำได้เลย
ใบวางบิล (Billing Note) แทบไม่ต่างจากใบแจ้งหนี้
แต่ที่ต่างกันชัดเจนที่สุดคือ “ช่วงเวลาในการออกเอกสาร”
ใบแจ้งหนี้ ออกเพื่อแจ้งค่าสินค้า/บริการ ต้องจ่ายเท่าไหร่ ภายในระยะเวลากำหนดกี่วัน
เป็นเหมือนสรุปรายการซื้อขายทั้งหมด ออกให้หลังจากขายสินค้า หรือให้บริการแล้วเรียบร้อย”
ใบวางบิล ออกเมื่อถึงกำหนดระยะเวลาที่ต้องชำระเงิน เป็นการแจ้งยอดที่ลูกค้าต้องชำระในงวดนั้น ๆ
บางธุรกิจอาจใช้แค่เอกสารเดียว คือ รวมใบแจ้งหนี้ และใบวางบิล เป็นใบเดียวกันเลย
บางธุรกิจ ต้องมีทั้ง 2 อย่าง บริษัทผู้ขายสินค้า หรือให้บริการ ควรตรวจสอบว่า บริษัทที่เราร่วมงานด้วย ใช้เอกสารแบบไหน